CRM para agencias de eventos - Planificación y gestión de clientes

Q: ¿Puedo gestionar todo el proceso con cliente desde wiwink?

Sí. Con wiwink puedes gestionar todo el ciclo de un evento: desde el contacto inicial hasta la factura final. Presupuesto, contrato, agenda, tareas, partes de trabajo y cobro están totalmente conectados para que no se pierda nada por el camino.

Q: ¿Se pueden firmar presupuestos, contratos y documentos RGPD digitalmente?

Sí. Con wiwink puedes enviar documentos para firma digital válida legalmente, incluyendo presupuestos, contratos y consentimientos RGPD. Todo sin necesidad de imprimir ni escanear papeles.

Q: ¿Se pueden enviar newsletters y recordatorios?

Sí. Desde wiwink puedes enviar campañas de email segmentadas antes y después del evento: recordatorios, agradecimientos, encuestas o promociones futuras. Todo integrado en el mismo sistema donde gestionas el resto de la relación con el cliente.

Q: ¿Puedo gestionar proveedores y subcontratados desde wiwink?

Sí. Con wiwink puedes registrar proveedores y colaboradores externos y asignarles partes de trabajo. Además puedes registrar sus facturas como gastos y tenerlo todo centralizado.. Esto facilita la coordinación y el control de costes.

¿Te suena esto?

¿Saltas entre herramientas para contratos, pagos, tareas o asistentes?

¿Te cuesta coordinar el equipo y el cliente a la vez?

¿No tienes trazabilidad de lo que se firmó o entregó?

¿Los asistentes te envían información por mil canales?

¿Te preocupa tener que adaptar tu facturación a Verifactu y a la normativa española?

¿Te cuesta llevar el registro horario del equipo sin depender de hojas de cálculo u otras herramientas?

Con wiwink, automatizas la parte administrativa y te concentras en crear experiencias memorables.

Así funciona el flujo de trabajo con wiwink para agencias de eventos

Desde el primer contacto con el cliente hasta la facturación final del evento, todo conectado en un único sistema.

1. Registro horario
El equipo puede registrar su jornada laboral desde el CRM durante la preparación y ejecución del evento. Esto permite controlar la carga de trabajo y cumplir con el registro horario obligatorio en España.

2. Captación de contacto
Registra nuevos clientes desde formularios web, integraciones como Zapier o Google Contacts o de forma manual. Toda la información queda centralizada desde el primer momento.

3. Generación de presupuesto
Crea propuestas y presupuestos personalizados para cada evento utilizando plantillas adaptadas a tus servicios.

4. Firma digital del presupuesto
Envía la propuesta al cliente y recibe su firma digital en segundos, sin papeles ni llamadas.

5. Reserva del evento en la agenda
Una vez confirmado el presupuesto, registra el evento en el calendario con toda la información vinculada.

6. Creación de la checklist asociada al evento
Organiza todas las tareas necesarias para el evento: proveedores, montaje, logística, confirmaciones o materiales.

7. Parte de trabajo para tareas in situ
El equipo puede registrar tareas, incidencias, fotos o comprobaciones directamente desde el CRM durante el evento.

8. Facturación al cliente
Con el evento finalizado, wiwink genera y envía la factura al cliente cumpliendo con la normativa de facturación electrónica y Verifactu.

9. Domiciliación bancaria o pago online
Facilita el cobro del evento mediante domiciliación bancaria o enlaces de pago online.

Resultado: un flujo completo que conecta captación de clientes, organización del evento, coordinación del equipo, control horario y facturación electrónica en un único CRM.

Así funciona el flujo de trabajo con wiwink en agencias de eventos (durante el evento)

Gestiona asistentes, cobros, firmas y comunicaciones sin depender del email o el papel.

1. Registro horario
El equipo inicia su jornada desde wiwink al comenzar el evento, dejando constancia del tiempo trabajado de forma sencilla y vinculada a la actividad.

2. Alta del asistente
Se registran asistentes desde formulario o manualmente, recogiendo sus datos y condiciones desde el primer momento.

3. Cobro del evento con Stripe o PayPal
Se gestionan pagos de entradas o servicios adicionales de forma rápida y sin depender de sistemas externos.

4. Generación automática de factura o factura simplificada
Cada pago genera su factura correspondiente, lista para enviar al cliente sin trabajo manual.

5. Newsletter preevento
Se envían comunicaciones clave como horarios, ubicaciones o instrucciones para los asistentes.

6. Asignación de tareas recurrentes
El equipo organiza tareas y responsabilidades durante el evento para que todo fluya sin improvisaciones.

7. Archivo automático en la ficha del asistente
Toda la información queda registrada en la ficha del cliente para tener trazabilidad completa.

8. Encuesta postevento
Se recoge feedback de los asistentes para medir la satisfacción y detectar mejoras.

9. Newsletter postevento
Se envían agradecimientos, resultados o nuevas propuestas para mantener la relación activa.

Resultado: Un evento gestionado de forma profesional, con control en tiempo real sobre asistentes, cobros y comunicaciones, y con toda la información organizada para mejorar cada experiencia y fidelizar clientes sin esfuerzo extra.

Para eventos sin estrés y equipos sincronizados

Todo el evento en una única plataforma
Cliente, asistentes, tareas, cobros y comunicaciones centralizados.

Contratos y RGPD firmados digitalmente
Cumple la normativa y ahorra tiempo con firma digital integrada.

Facturación automática conforme a Verifactu
Factura al cliente o a los asistentes con factura única o múltiple, ticket simplificado y cobro inmediato cumpliendo con la normativa española.

Control horario del equipo
Registra la jornada laboral del equipo durante la preparación y ejecución del evento para cumplir con el registro horario obligatorio.

Portal para asistentes y cliente
Documentos, pagos y comunicaciones siempre accesibles.

Seguimiento post-evento
Fideliza con newsletters, encuestas y nuevas propuestas sin salir del CRM.

Con wiwink tu agencia puede…

Automatizar presupuestos, contratos y tareas para cada evento

Coordinar el equipo y los proveedores con partes claros

Cobrar online a clientes y asistentes sin complicaciones

Gestionar consentimientos legales con firma digital

Mantener comunicación profesional antes y después del evento

Centralizar toda la información sin duplicar herramientas

Cumplir con la facturación electrónica gracias a Verifactu

Registrar la jornada laboral del equipo desde el CRM

Organiza tus eventos desde una sola herramienta, sin estrés ni improvisaciones

Prueba gratis 14 días

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CRM + Gestión + Partes de trabajo + Fidelización por solo21,1€/mes

Preguntas frecuentes

¿Qué es un CRM para agencias de eventos?

Un CRM para agencias de eventos es una herramienta que ayuda a centralizar clientes, presupuestos, contratos y proveedores en un solo sitio. Permite organizar cada evento desde la propuesta inicial hasta la facturación final, evitando perder información en correos o llamadas. Con wiwink, además, puedes coordinar a tu equipo, firmar contratos digitales y dar seguimiento a cada cliente sin complicaciones.

¿Cuál es el mejor CRM para agencias de eventos?

El mejor CRM para una agencia de eventos es el que facilita la gestión de clientes, contratos y proveedores de forma sencilla. No basta con tener una base de datos: necesitas una herramienta práctica para coordinar tareas, controlar pagos y asegurar que todo salga en tiempo y forma. wiwink destaca porque reúne en un mismo sistema la gestión comercial, la facturación y la relación con los clientes, pensado especialmente para pymes y profesionales del sector.

¿Qué precio tiene un CRM para agencias de eventos?

El precio de un CRM para agencias de eventos varía según las funcionalidades incluidas. Muchas plataformas internacionales resultan demasiado caras y poco adaptadas a las necesidades reales de este sector. wiwink ofrece una alternativa barata y flexible, desde 7,50 €/mes, que permite a las agencias organizar clientes, contratos y facturas sin disparar el presupuesto.

¿Puedo gestionar todo el proceso con cliente desde wiwink?

Sí. Con wiwink puedes gestionar todo el ciclo de un evento: desde el contacto inicial hasta la factura final. Presupuesto, contrato, agenda, tareas, partes de trabajo y cobro están totalmente conectados para que no se pierda nada por el camino.

¿Puedo coordinar tareas y equipo antes y durante el evento?

Sí. Puedes crear tareas asociadas a cada evento, asignarlas a los miembros del equipo y hacer seguimiento de su estado en tiempo real. Así aseguras que cada detalle esté bajo control antes y durante la celebración.

¿Se pueden firmar presupuestos, contratos y documentos RGPD digitalmente?

Sí. Con wiwink puedes enviar documentos para firma digital válida legalmente, incluyendo presupuestos, contratos y consentimientos RGPD. Todo sin necesidad de imprimir ni escanear papeles.

¿wiwink genera las facturas de los asistentes automáticamente?

Sí. Puedes conectar pasarelas de pago como Stripe o PayPal para gestionar inscripciones o entradas online. wiwink emite automáticamente las facturas correspondientes, lo que ahorra tiempo y evita errores administrativos.

¿Se pueden enviar newsletters y recordatorios?

Sí. Desde wiwink puedes enviar campañas de email segmentadas antes y después del evento: recordatorios, agradecimientos, encuestas o promociones futuras. Todo integrado en el mismo sistema donde gestionas el resto de la relación con el cliente.

¿Todo lo relacionado con el evento queda registrado?

Sí. Toda la información —cliente, asistentes, documentos, pagos, tareas y comunicaciones— queda registrada en la ficha correspondiente dentro de wiwink. Así tienes siempre un historial completo de cada evento.

¿Puedo gestionar proveedores y subcontratados desde wiwink?

Sí. Con wiwink puedes registrar proveedores y colaboradores externos y asignarles partes de trabajo. Además puedes registrar sus facturas como gastos y tenerlo todo centralizado.. Esto facilita la coordinación y el control de costes.

¿Puedo automatizar la facturación de eventos recurrentes o servicios continuos?

Sí. Si gestionas eventos periódicos o servicios continuos, puedes configurar facturación recurrente en wiwink. De esta forma evitas tener que emitir facturas manualmente cada mes o cada proyecto repetitivo.

¿wiwink sirve para agencias pequeñas o freelances que organizan eventos?

Sí. wiwink está pensado tanto para grandes equipos como para agencias pequeñas o profesionales independientes. Permite organizar clientes, contratos y facturación con la misma facilidad, sin costes elevados ni procesos complicados.

¿wiwink está adaptado a Verifactu y la Ley Antifraude en España?

Sí. wiwink cumple con Verifactu y la Ley Antifraude en España. Todas las facturas emitidas por la organización de eventos (desde la planificación hasta la ejecución) quedan registradas automáticamente y con trazabilidad total. Al ser un software desarrollado en España, te asegura que tu facturación se ajusta a la normativa fiscal vigente.

¿Cómo me ayuda wiwink con la facturación electrónica obligatoria?

Con wiwink puedes generar facturas electrónicas de eventos, inscripciones o servicios asociados y enviarlas directamente a tus clientes. Estas facturas se envían automáticamente a Verifactu sin que tengas que hacer nada extra, lo que te permite cumplir la legislación estatal española y ahorrar tiempo en la gestión administrativa.

¿wiwink permite registrar la jornada laboral del equipo durante la organización de eventos?

Sí. wiwink incluye registro horario para que tu equipo pueda registrar su jornada laboral desde el CRM. Esto permite controlar la carga de trabajo durante la preparación y ejecución de los eventos y cumplir con la normativa de registro horario obligatorio en España.

¿Las facturas de los eventos cumplen con Verifactu y la normativa española?

Sí. wiwink permite generar facturas cumpliendo con la normativa española de facturación electrónica, Verifactu y la Ley Antifraude. De esta forma puedes facturar servicios, entradas o inscripciones desde el CRM manteniendo tu negocio preparado para las obligaciones legales actuales.