El tiempo es oro, ¿verdad? Pues entonces, no lo pierdas en gestiones innecesarias cuando tienes aliados que te permiten optimizarlo para conseguir beneficios.
Es el caso de la firma digital, el producto estrella del software de gestión de Wiwink, que está pensado para ayudar a las empresas a ganar tiempo y dinero mediante la automatización de su negocio.
Recuerdas lo que era la firma digital, ¿no? La opción de firmar de manera electrónica cualquier documento, en solo segundos, dejando de lado el método tradicional con boli y papel.
Bien, pero sabemos que no solo basta con tener softwares o herramientas que permitan llevar a cabo acciones concretas en tu negocio, si no que estos también tienen que estar configurados y preparados para el día a día.
Por ello, ponemos a disposición de cualquier usuario la creación de plantillas de firma digital, para que sus gestiones se realicen de manera mucho más rápida y automatizada.
¿Qué son las plantillas de firma?
Son mensajes previamente diseñados entre los que elegir a la hora de enviar un documento a firma digital. Así, cada vez que tengas que enviar, por ejemplo, una factura a un cliente variará la factura pero el mensaje será el mismo.
Las plantillas de firma se encuentran en tu software de gestión, dentro de la herramienta de firma digital, de tal forma que, cuando vas a crear un nuevo documento para eFirma, puedes elegir entre crear una nuevo o escoger una de las plantillas ya creadas.
¿Para qué situaciones son útiles estas plantillas de firma digital?
- Cuando tienes muchos clientes o proveedores
- Cuando realizas procesos de selección
- Cuando tienes que enviar documentos que requieren la firma de cada uno de tus empleados
- Para documentos informativos base
- Para domiciliaciones
- Para envío de contratos
- Para formalizar relaciones laborales/comerciales que inician
- Firma de autorizaciones
¿Cómo puedes crear o configurar plantillas de firma?
Estas opciones van a depender de las necesidades de tu empresa. Si trabajas en un sector de actividad que requiere el envío de pocos documentos para firma, quizá te sea más interesante crear una nueva cada vez que sea necesario, de forma que la puedas personalizar al 100%.
Las plantillas de firma hacen referencia a dos opciones:
- Plantillas de correo, referidas al cuerpo del mensaje que verá el destinatario cada vez que reciba un documento para firma.
- Plantillas de documentos para firma, que son los documentos ya subidos a la plataforma que las personas deben firmar.
Por supuesto, en tu negocio pueden usarse las plantillas o no. Esto va a depender de si, en función del caso, quieres hacer alguna modificación o si, por el contrario, es una acción que puedes automatizar sin siquiera tener que revisarla.
Crea una nueva plantilla de correo para firma digital
Sigue este recorrido: Usuario > Preferencias > Firma digital > Plantillas > Crear nueva.
Podrás personalizar el cuerpo del mensaje que el usuario recibe cuando se le envía un documento para firma, cuando se le notifica que ha sido firmado o cuando lo que firma es un presupuesto.
Por supuesto, aprovecha aquí para adaptar el tono del mensaje a tu marca. Si normalmente te diriges a tus clientes de manera muy formal, revisa que así se refleje en este email. Si, por el contrario, utilizas una comunicación desenfadada y amigable, añade tus propios detalles (exclamaciones, emojis, etc).
Edita las plantillas de correo ya creadas
si en vez de crear una nueva, simplemente quieres hacer alguna modificación en las ya existentes, sigue este recorrido: Usuario > Preferencias > Firma digital > Plantillas.
Cada una de las plantillas ya creadas tendrá un icono de un lápiz junto a ella. Haciendo clic sobre él, se abrirá la ventana emergente con los cuadros de texto, para hacer las modificaciones pertinentes.
Nuestra recomendación: prepara plantillas cortas, adaptadas a tu imagen y tono de marca, y con un estilo profesionales (no olvides añadir el nombre, el pie de firma, el logo, y los detalles de contacto de tu empresa).
Help Wiwink
Si durante el proceso de creación o edición de plantillas de correo para firma digital, te surgiese alguna duda, desde nuestra sección de Soporte puedes encontrar más información, así como un contacto directo con nuestro equipo.
