Configura los checklists de tu instalación

El software de gestión para instaladores es una de las herramientas más completas y que más te ayudarán en la gestión de tu empresa de instalación.

Probablemente ya la conozcas, pero igual te surgen dudas a la hora de configurarla o de conocer algunas especificaciones.

Algunas de vuestras preguntas más comunes tienen que ver con los checklists , por eso vamos a ver en profundidad cómo configurarlos de la mejor manera posible.

¿Qué es un checklist?

Los checklists son listados de acciones sobre las que realizar un seguimiento.

En el caso de las empresas de instalaciones, pueden utilizarse para numerosos casos:

  • Instalación desde cero
  • Control de mantenimiento
  • Paso a paso del proceso
  • Encuestas de satisfacción del usuario final
  • Control de seguridad

Por norma general, en los checklists se incluye:

  • La acción o pregunta
  • Opciones de respuesta, que pueden ser casillas de verificación, menús desplegables con opciones, etc.
  • Casilla de comentarios

Para acceder a las opciones de configuración de los mismos, sigue este recorrido: Usuario > Preferencias > Software de ventas > Instalaciones > Checklists.

Nuevo checklist

Para disponer de tus checklists siempre que sean necesarios, debes crearlos con anterioridad.

Haz clic sobre el círculo morado con el símbolo + y empieza a crear tu checklist.

Si haces clic donde se lee ‘Nuevo checklist’, podrás modificar su nombre. Añádelo y actívalo para que, una vez finalizado, ya esté disponible para su uso. Haz clic en Guardar, ¡y creado!

Nuevo paso en un checklist

Desde esta misma ventana de configuración, al hacer clic sobre los tres puntos, te aparece la opción de añadir Nuevo Paso.

Se añadirá una línea en el checklist, donde podrás modificar el nombre, el tipo de respuesta, y si es un dato requerido en el checklist.

Aquí puedes añadir pasos, preguntas, información… Te dejamos algunos ejemplos de diferentes opciones:

Elegir tipo de marcado

Junto a la pregunta, encontrarás la opción Tipo.

Tipo hace referencia a la opción de marcado, a cómo va a responder el técnico a esa pregunta o cómo va a dar la información requerida.

La plataforma, por defecto, incluye:

  • Botón radio (botones de opción)
  • Casilla de selección (si solo hay que marcar con un tick)
  • Menú de opciones (para seleccionar la adecuada)
  • Área de texto (para añadir tus propios comentarios)
  • Campo de texto

Asignar checklist

¿Ya has creado una instalación con la información del cliente, del tipo de instalación a llevar a cabo, el estado, o el técnico asignado?

Entonces toca asignar un checklist. Para ello, una vez se ha creado la icha de la instalación y ya aparece en el panel de Instaladores, haciendo clic en una instalación concreta, se despliega un menú en el lado derecho de la pantalla. La primera opción que aparece es ‘Asignar checklists’.

Al pulsar, se abre una ventana emergente donde puedes seleccionar el checklist de todos los disponibles.

Otra forma de hacerlo es desde la propia ficha de la instalación, bajo los datos del técnico o instalador asignado, en la opción de ‘Asignar checklists’.

Sea de una forma o de otra, cuando hayas hecho esto, el técnico tendrá acceso al checklist que debe rellenar cuando lleve a cabo la instalación.

Esta herramienta es súper útil para tener información veraz y actualizada sobre el proceso, así como para asegurarte de que los técnicos siguen cada uno de los pasos obligatorios cuando llevan a cabo una instalación.

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Puedes ampliar información sobre tu software de gestión para instaladores en nuestra sección de Soporte.

Visítala

Configura tu panel de tareas

¿Se te han quedado algunas tareas pendientes? ¿Has llegado tarde a una reunión porque no has visto el recordatorio? ¿Se te ha caído un cliente por no enviarle la propuesta a tiempo?

Si has respondido que sí a alguna de estas preguntas, o te has visto en situaciones similares en estos últimos meses, ¡ponle freno! Tenemos el CRM que te puede ayudar a organizar tus gestiones y tareas desde un solo lugar, para que nunca se pierda una oportunidad por falta de organización.

¿Cómo? Ayudándote del Panel de Tareas de tu CRM. En este otro artículo te explicamos qué es este Panel de Tareas y qué puedes encontrar en él. Hoy, vamos a ver las opciones de configuración que brinda para que lo personalices a tu manera.

Configuración del panel

El Panel de Tareas del CRM de Wiwink es muy intuitivo, con pocas opciones de configuración, pues sabemos que una tarea debe ir al grano.

Debe mostrar la información de manera clara; eso sí, con algunas piezas de información indispensables: el nombre de la tarea, la persona asignada, la fecha de vencimiento y las aclaraciones o comentarios pertinentes.

Por eso hemos querido hacerlo lo más sencillo posible, para que configures estas piezas clave adaptándote a tu empresa, sin que sea complicado o poco intuitivo.

Para configurar tu panel de tareas, haz clic sobre tu usuario y sigue el siguiente recorrido: Preferencias > Software de ventas > Tareas.

Opciones de configuración

Veamos las opciones que brinda aquí la plataforma:

  • Enviar correo al usuario asignado al crear una tarea
  • Enviar correo al usuario asignado al vencer una tarea

Estas dos opciones permiten mantener a los usuarios de tu organización totalmente informados y actualizados, que no perderán detalle de lo que tienen que hacer y cuándo debe ser hecho.

Lo mismo se consigue con la vista del calendario: tener una noción clara de las tareas del día y de las venideras.

Pero como entendemos que no todos los usuarios usan o prefieren trabajar con la vista de calendario, utilizando estas notificaciones, evitarás que haya tareas que se queden en el tintero o plazos que se queden sin cumplir.

La profesionalidad va de la mano de la responsabilidad, y ayudarse de la tecnología para cumplir con las tareas es esencial.

  • Exportar automáticamente las tareas creadas a Google Calendar
  • Importar automáticamente eventos desde Google Calendar

En este caso, la plataforma se vincula con la herramienta de calendario más usada a nivel profesional y personal del mundo: Google Calendar, y permite exportar o importar tareas fuera del propio CRM, para que el usuario pueda disponer de la información en su calendario de trabajo personal.

Configuración del tipo de tarea

Si has configurado algún otro panel de tu CRM, sabrás que siempre tienes un gran abanico de posibilidades en cuanto a la configuración. Por eso, en Tipos, puedes añadir tantas temáticas de tareas como decidas. Algunos ejemplos:

  • Llamada
  • Correo
  • Reunión
  • Visita
  • 1o1
  • Seguimiento
  • Instalación
  • Envío de informe
  • Envío de confirmación
  • Aviso

Por supuesto, desde el apartado de configuración de tu Panel de Tareas, puedes añadir, editar o eliminar tipos.

Por defecto, la plataforma incluye las tareas más comunes del día a día en tu relación con los clientes, que son las llamadas, los correos, las tareas por hacer, las reuniones, los seguimientos y las visitas.

Para modificar, añadir o eliminar otro tipo de tareas, tan solo debes hacer clic en el símbolo morado de + o en los tres puntos […] que aparecen junto a una tarea.

¿Ya has adaptado estos detalles? Entonces ya tienes tu panel listo para llenarlo de tareas, asignarlas a tus usuarios, y consolidar tu relación con los clientes de la mejor manera posible: sin olvidos, sin errores, sin retrasos.

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Esperamos que entiendas claramente para qué sirve y cómo configurar tu Panel de Tareas para que nunca se quede una sola gestión por hacer.

Si te surgen dudas o necesitas información adicional, puedes encontrarla en nuestra página de Soporte.

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Conoce tu panel de tareas

Descubre tu panel de tareas: el lugar en el que las cuentas pendientes se ordenan como por arte de magia. Pero nada más lejos de la realidad… Sin conejos ni chisteras, la organización se vuelve protagonista gracias al software de gestión de Wiwink, esa herramienta salvavidas que te acompaña en tu camino a la digitalización de tu empresa al tiempo que te facilita cualquier gestión.

Wiwink facilita tus relaciones comerciales, las acciones de marketing, el listado de tus clientes, la facturación online, las acciones de fidelización, y como veremos a continuación, también las tareas.

Para que tengas todas las tareas de tu organización bajo control (estas son, sin duda, nuestras dos palabras favoritas), hemos creado un Panel de Tareas exclusivo para ti y los usuarios de tu empresa a los que des acceso.

El objetivo: que toda acción sea realizada por la persona correcta, en el momento adecuado, de la manera idónea, cumpliendo plazos y aprovechando oportunidades.

El panel de tareas es una herramienta del CRM que, si no has tenido hasta ahora, agradecerás enormemente. Eso sí, para sacarle el máximo provecho debes saber en qué consiste, y eso es lo que vamos a ver a continuación.

Puedes encontrarlo en Business Tools > CRM > Tareas.

¿En qué consiste el panel de tareas?

El panel de tareas es, tal cual indica su nombre, la herramienta que te permite organizar todas las tareas de tu equipo en un solo lugar.

Conoce y entiende el dashboard

Dashboard general, ¿qué puedes encontrar?

En la parte superior del panel encontrarás una barra de búsqueda en la que, mediante filtros y diferentes opciones, puedes buscar tareas de manera rápida.

Esto te permite, por ejemplo, ver las tareas asignadas a una persona concreta, las tareas semanales, el tipo de acción planificada, etc.

Si gestionas un equipo y quieres optimizar los procesos, revisar esto periódicamente te permitirá conocer al 100% en qué está trabajando tu equipo, cuál es la carga de trabajo, saber si necesitan apoyo, etc.

Algo que también puedes hacer es activar la opción (o desactivarla) de incluir las tareas finalizadas. Así puedes tener una vista clara de lo que se va haciendo en el día a día, de qué tareas ha realizado un usuario concreto, etc.

Bajo esta barra de búsqueda, se encuentra el listado de tareas. En cada una de ellas puedes ver:

  • Título/nombre de la tarea
  • Cliente o persona a la que está asociada
  • Usuario de la empresa al que se le ha asignado la tarea
  • Fecha y hora de creación
  • Fecha y hora de vencimiento
  • Tipo de tarea
  • Por quién ha sido creada
  • Comentarios o información adicional

Intuitivo y útil: ¡elige tu vista preferida!

No todas las personas trabajan de la misma manera, ni se organizan igual. Por eso, la plataforma ofrece tres tipos de vista en el panel de tareas: vista de tabla, vista de listado y vista de calendario.

Vista de tabla

Esta opción ofrece una overview completa, con etiquetas de colores y gran cantidad tareas a la vista.

Vista de listado

Con esta opción, puedes ver más piezas de información de un primer vistazo.

Vista de calendario

La vista de calendario te permite una mejor organización temporal.

Cada vista tiene sus ventajas, y depende de cada usuario elegir una u otra, en función de cómo se organice mejor. Sabemos que cada trabajador es un mundo, y que depende de ellos organizarse en el día a día de su puesto de la mejor manera posible para ser eficientes y productivos.

En Wiwink velamos por ofrecer una plataforma que ayude a conseguir esta productividad gracias a la automatización de gestiones y a la posibilidad de realizarlas todas desde un único lugar.

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Para ampliar información sobre el uso y la configuración de esta funcionalidad y otras de la plataforma, no dudes en acceder a nuestra sección de Soporte.

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Así se ve una factura por dentro

La facturación online es una de las grandes ventajas en el ámbito empresarial de este siglo, ¡y en Wiwink lo sabemos bien! Por eso es una de las herramientas estrella de nuestro CRM+ventas.

Aunque probablemente ya conozcas cómo se ve una factura al uso, queremos enseñarte, punto por punto, los datos y la estructura de las facturas online que puedes crear con Wiwink.

Por eso, vamos a tomar una de ejemplo y a desgranarla juntos.

Este es un ejemplo de una factura generada desde una empresa ficticia a un cliente ficticio.

Datos de empresa

Para que una factura sea legítima debe incluir todos los datos de la empresa que la remite. En toda factura, y tal y como vemos en el ejemplo, debe incluirse:

  • El nombre de tu empresa con su denominación fiscal
  • El NIF
  • La dirección en la que está registrada
  • Datos de contacto -en este caso, se incluyen teléfono, email y web-

El logo de tu empresa también aparecerá de manera 100% automática en cada una de las facturas que remitas, por eso es primordial que configures el logo de tu empresa de manera adecuada para que aparezca siempre el correcto.

Datos de cliente

Algo tan simple y tan importante como añadir los datos de tu cliente. Desde Wiwink, una vez selecciones al cliente -en una barra de búsqueda que te dará los resultados al momento-, estos datos -previamente añadidos en la información del cliente- serán autogenerados, sin tener que añadir ninguna pieza de información manualmente, evitando así errores o confusiones.

De esta manera, te asegurarás de que la información es siempre la correcta, y de que no hay una brecha de información sensible de tus clientes.

Se incluirá, pues, en la parte izquierda de tu factura, el nombre, la razón fiscal, la referencia del cliente y la dirección registrada de su empresa.

Datos de la factura

Una vez tenemos los datos del emisor de la factura y del remitente, podemos ver los datos de la misma.

  • Número de factura
  • Fecha de emisión
  • Fecha de vencimiento
  • Tarifa

Estos datos serán añadidos desde tu software de gestión de manera rápida y eficaz.

Así, la fecha será autogenerada, el número de facura también, y para seleccionar la tarifa, serás tú el que escoja una de las opciones de un menú desplegable.

Datos económicos

Esta parte de la factura muestra un resumen de la adquisición de un servicio, con su coste. Al fin y al cabo, es la parte principal y la razón de ser de la factura.

Se añadirán aquí los servicios y/o productos prestados, incluyendo su nombre, una descripción -en caso conveniente-, la cantidad, el precio unitario y el total.

El cliente ve estos datos, como te mostramos en la imagen, pero tú tendrás numerosas opciones de personalización dentro de tu CRM de ventas.

Por ejemplo, en la configuración de la factura, al añadir el precio unitario, tu software de gestión realiza las cuentas necesarias para presentar el precio final, tras impuestos, por lo que ¡adiós caculadora, adiós cuentas mentales!

Información adicional

A la hora de configurar y crear tus facturas, siempre vas a tener la opción de añadir observaciones para el cliente, que aporten información extra sobre el servicio contratado o la relación comercial.

Utiliza esta opción si:

  • Necesitas aclarar el método de pago
  • Si el servicio varía en cierta medida del plan contratado
  • Si se añade algún cargo extra del servicio
  • Necesitas resaltar la fecha de vencimiento
  • …

También se mostrará en la parte final de la factura el método de pago, que podrás elegir a la hora de configurar la factura.

Como ves, la facturación online desde tu CRM de Wiwink es rápida, ágil, intutitiva y sencilla. Sin material extra -no necesitarás más que tu ordenador con acceso al CRM, sin datos personales susceptibles de pérdida y sin esperas.

Si tienes que mandar una factura, lo puedes hacer en cuestión de pocos minutos, asegurándote de que llegue a la persona apropiada en el momento indicado.

En cuanto al diseño, puedes elegir diferentes plantillas para tus envíos, organizándote como mejor te venga: desde utilizar siempre el mismo diseño hasta usar para cada servicio o producto una plantilla diferente.

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De momento, hemos visto cómo se ve una factura generada con nuestro software de gestión, es decir cómo la ve el cliente que la recibe. También algunas opciones que la plataforma te brinda a la hora de configurarla.

Para conocer más detalles al respecto, nuestra sección de Soporte tiene una categoría específica sobre Facturación, por lo que te recomendamos visitarla para aprender más sobre esta función de tu CRM de ventas.

¿Cómo configurar tu panel de oportunidades?

Bienvenido a tu panel de oportunidades: el punto de partida de tus relaciones comerciales. Aquí, todo potencial cliente tendrá su propio espacio, al que poder vincular tareas, propuestas, anotaciones…

El objetivo: llevar un seguimiento pormenorizado de las oportunidades de negocio.

El panel de Oportunidades se incluye dentro del producto de ventas de Wiwink, en tu software de gestión, el cual es un cohete -en el sentido figurativo de la palabra- si se combina con el CRM, ofreciendo un CRM+ventas que se traduce en control, ventas y beneficios para tu empresa.

Puedes encontrar tu panel de oportunidades en Business Tools > Ventas > Oportunidades, y solo tendrán acceso a él aquellos usuarios que cuenten con la licencia de Business Tools.

¿En qué consiste el panel de oportunidades?

El panel de oportunidades es el apartado de tu software de gestión donde puedes organizar y almacenar todas tus oportunidades comerciales; esto es, aquellos posibles clientes con los que has mantenido contacto, a los que has enviado una propuesta o que han pedido información sobre tu marca o servicios.

Gracias al gestor documental y a la configuración del panel, puedes llevar un seguimiento del viaje de cliente a lo largo del proceso de adquisición, identificando en cada punto qué ha podido hacerle quedarse atrás o dar el paso y finalizar el contrato.

Conoce y entiende el dashboard

Como ocurre en la gran mayoría de funcionalidades de tu software de gestión, el panel de oportunidades es amplio y con numerosas piezas de información.

Por eso, es importante entenderlo bien, saber a qué hace referencia cada dato, de forma que nunca haya confusión y la relación laboral pueda seguir adelante sin contratiempos.

Dasboard general, ¿qué puedes encontrar?

  • Número de oportunidad: perfecto para llevar un recuento
  • Cliente: nombre de la persona o empresa
  • Contacto: email y teléfono de la persona
  • Origen: ¿de dónde provienen estos leads?
  • Presupuesto: el monto económico de la propuesta enviada
  • Estado: ¿en qué punto está la oportunidad?
  • Fecha: cuándo ha surgido la oportunidad
  • Usuario: ¿qué persona de tu equipo está a cargo de este proceso?
  • Envío: emails, pdfs, propuestas, documentos, archivos enviados
  • Más…

Configuración del panel

Aunque este panel ofrece muchísimas opciones que iremos viendo poco a poco, primero debes configurarlo de manera general. Así, todos los usuarios con acceso al mismo entenderán su funcionamiento, organizarán la información de la misma manera y seguirán unos flujos de trabajo fáciles, intuitivos y ágiles. ¡Sin confusiones!

Para configurar tu panel de oportunidades, debes hacer clic sobre tu usuario y seguir el siguiente recorrido: Preferencias > Software de ventas > Oportunidades.

Verás diferentes casillas: Configuración, Plantillas presupuesto, Estados, Diseños, Notificaciones y Plantillas correo. Cada uno de ellos puede ser modificado, añadiendo o quitando opciones.

En Configuración, encontrarás opciones sobre bloqueo, visibilidad de opciones y datos, y automatizaciones, entre otros.

En Plantillas Presupuesto, puedes crear y modificar plantillas para enviar presupuestos a tus oportunidades de manera rápida, sin tener que crear uno nuevo cada vez que lo necesites.

Aquí podrás almacenar las diferentes plantillas para utilizarlas más adelante.

En la casilla Estados, puedes añadir tantas etiquetas como desees, acompañadas de un color identificativo para una mayor y más rápida comprensión.

Algunos ejemplos de etiquetas podrían ser: Oportunidad creada, enviada, ganada, perdida, pendiente de pago…

En los Diseños, puedes elegir tu diseño de presupuesto favorito, así como la configuración del envío. El objetivo con esto es disponer de la máxima automatización -¡y personalización!- de funciones posible.

Las notificaciones se pueden adaptar en función de las necesidades de la empresa, del ritmo de trabajo o de las preferencias de cada usuario que trabaja con las oportunidades comerciales.

Las Plantillas de correo, como ya hemos visto en otros artículos, son esos cuerpos de correo electrónico ya creados que te permiten enviar emails recurrentes a diferentes clientes u oportunidades, sin la necesidad de tener que redactarlos nuevamente para cada uno de ellos.

Help Wiwink

Más adelante iremos viendo otros niveles de configuración y opciones del panel de oportunidades, pero por ahora esperamos que entiendas para qué sirve y cómo empezar a configurarlo.

Si te surgen dudas o necesitas información adicional, puedes encontrarla en nuestra página de Soporte.

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¿Cómo creo un ticket de soporte?

Si hay una herramienta que facilita la relación con tus clientes, ese es el CRM de Wiwink, ofreciéndote un sinfín de funcionalidades para el día a día de tu negocio.

Uno de ellos radica en la respuesta y la calidad del servicio a tus clientes, que necesitan tenerte cerca en caso de problemas. Para que ese sea el caso, ponemos a tu disposición nuestra herramienta de Soporte incluida en el CRM, para que cuentes con un software de gestión de incidencias que te permita ofrecer respuestas rápidas y exactas a cualquier incidencia.

Conoce tu buzón de incidencias

Un buzón de incidencias es una herramienta donde se almacenan, se gestionan y se responden las dudas, los problemas y las diferentes posibles situaciones que esté viviendo un cliente de una empresa. Utilizados, principalmente, por los departamentos y equipos de atención a consumidor, atención al cliente, soporte, o similares, suponen un antes y un después en la gestión de las respuestas a a los clientes.

Wiwink ofrece un buzón de incidencias para facilitar el día a día de las empresas B2C y B2B2C que precisen de procesos ágiles y automáticos en sus departamentos.

Lo primero que te aconsejamos es conocer y configurar en detalle tu buzón de incidencias, para que puedas aprovechar todas sus características, y así puedan hacerlo tus equipos.

Gestiona tus usuarios

En función de los usuarios de tu organización que tengan acceso a un módulo u otro, podrán aparecer como agentes de tu herramienta de soporte.

Para poder revisar estos permisos, puedes ir a Preferencias > Software de ventas > Usuarios.

Empieza a crear tickets de soporte

Cuando accedas a tu panel de empresa, verás una overview de los tickets de soporte asignados a tu usuario, así como su estado. Pueden estar abiertos, pendientes, resueltos o haber sido marcados como spam.

Para crear un ticket de soporte desde tu organización, debes hacer clic sobre el símbolo + morado.

Se te abrirá una ventana emergente ‘Nuevo ticket de soporte’. Aquí puedes empezar a rellenar cada una de las casillas con información:

  • Buzón de correo a utilizar: el buzón al que podrán escribir tus clientes y desde el que tu empresa responderá
  • Solicitante (email del destinatario): permite incluir datos de email en caso de haber llegado la incidencia por teléfono o chat
  • Agente: usuario de tu organización asignado a esta incidencia
  • Tipo de incidencia: permite categorizar las incidencias, pudiendo configurarlas desde Preferencias
  • Asociado a: permite vincular con los datos generados en el CRM, indicando si es un cliente, un lead, una oportunidad, etc.
  • Asunto: expresa claramente el problema del usuario
  • Texto: incluye la información sobre la incidencia
  • Adjunto: permite incluir imágenes o archivos que acompañen o complementen la incidencia
  • Plantilla: permite incluir información previamente configurada (si, por ejemplo, fuese una incidencia recurrente)

Una vez hayas rellenado los datos, ya podrás resolver las incidencias.

Vete modificando las etiquetas de cada ticket de soporte a medida que vaya avanzando, para tener claro en qué punto de la resolución se encuentra.

Cada vez que se envíe una respuesta o se reciba un nuevo mensaje, podrás ver el seguimiento en el panel de atención al cliente, pudiendo aparecer con el estado de Abierto, Pendiente (en seguimiento) o Resuelto.

Help Wiwink

Esperamos que cuentes ya con la información necesaria para empezar a crear tickets de soporte en tu software de atención al cliente.

En caso de encontrarte con dudas a la hora de gestionarlos o darles respuesta, podemos ayudarte.

Aquí

Configura tu panel de leads para conseguir más clientes

Igual que vimos en su día los diferentes apartados del panel de clientes de tu CRM de ventas, vamos a indagar hoy en el apartado de leads. Pero primero, vamos a ver qué son los leads y porqué es importante vincularlos con tu CRM.

Con el software de gestión de Wiwink con CRM + ventas, podrás asegurarte de que cualquier relación comercial está bajo control y tiene un seguimiento de principio a fin.

¿Qué es un lead?

Un lead, cuando hablamos del mundo del marketing y los negocios, es una persona o empresa interesada en tus productos o servicios. Existen muchos tipos de lead, al igual que el interés puede variar: un lead puede interesarse por tus servicios como empresa, puede querer recibir un producto a cambio, puede estar interesado en recibir, simplemente, información sobre un tema interesante…

La razón por la que los leads ceden sus datos -esto es lo que configura a un lead como tal- son muchas. Por eso, también las empresas no solo buscan obtener leads con su mera existencia, sino que planifican estrategias de marketing enfocadas a conseguir leads de diferentes maneras y por diferentes vías: acciones de publicidad, suscripción a la newsletter…

¿De dónde viene un lead?

Todo depende de qué estrategia tengas y de cómo esté de optimizada tu página web o tus canales. Existen diferentes opciones, y puedes utilizar una de las vías, varias o todas, en función de tus intereses y, por supuesto, recursos y presupuesto disponible.

Algunas de las vías más utilizadas y recomendadas:

  • Implementación de formularios de contacto en las páginas de tu web
  • Campaña de RRSS para consecución de leads (Facebook o LinkedIn Leads, por ejemplo)
  • Pop-up para envío de newsletter
  • Acciones comerciales específicas (llamadas a puerta fría, por ejemplo)
  • Pedidos dentro de tu tienda online
  • …

¿Qué ventajas tiene organizar tu panel de leads de manera apropiada?

En el caso de que tu empresa tenga un objetivo de conseguir atraer leads para luego convertirlos en clientes, es importantísimo contar con una herramienta que ponga orden a algo tan valioso y que no es fácil de conseguir: esos contactos que, de entre toda la oferta disponible en el mercado, han visto algo en tu marca.

Organizar a tus leads con el software de gestión de Wiwink te ofrece numerosas ventajas, entre ellas:

  • Comunicación efectiva: puedes comunicarte con tus leads de manera rápida, sin perder una sola oportunidad.
  • Ahorro de tiempo y recursos: al tener todos los datos organizados, así como las acciones automatizadas, puedes realizar acciones masivas y de manera automática -esto es clave en una primera toma de contacto, pero no olvides personalizar cualquier comunicación en un futuro; cada cliente es único y así debes tratarles-.
  • Control: te facilita llevar un control en cuanto a personas interesadas, contactadas, con una relación comercial exitosa…
  • Información actualizada y al alcance de tu equipo: contarás con herramientas y etiquetas que te permitirán conocer, en solo un vistazo, el estado del lead. Esto ayuda a tu empresa, pero también a tu equipo comercial.

Configura tu panel y organiza a tus leads

Columnas que ayuden a tus equipos a gestionar los leads correctamente

Existen diferentes opciones de configuración de las columnas de tu panel de leads, siendo quizá las más relevantes estas que enumeramos:

  • Persona: el nombre del lead
  • Contacto: vías facilitadas por el lead para contactarle (email, tfno.…)
  • Origen: ¿de dónde viene ese lead? Aquí se detalle.
  • Estado: en qué punto del proceso de retención se encuentra ese lead
  • Fecha: cuándo se ha mostrado interés
  • Usuario: qué personal del departamento comercial está a cargo de esta relación

Automatización de funciones

Deja el panel un momento, porque vamos a acceder a las preferencias para ver algunas de las opciones que pueden facilitar mucho el día a día de tu negocio en lo que a organización de leads se refiere.

Para ello, sigue este recorrido: Usuario > Preferencias > Software de ventas > Leads > Configuración.

Configuración

  • Asignar leads automáticamente: esta función te permite tener a una persona encargada de recibir las notificaciones cada vez que se genere un nuevo lead. Puedes asignar los leads a un solo usuario, hacerlo en función de a disponibilidad de usuarios, o no hacerlo de esta forma.
  • No se permite la reasignación de leads ya asignados a un usuario: útil si solo hay una persona de tu equipo encargada de ello, así evitarás pérdidas de leads.
  • Enviar correo al usuario al asignar leads: del mismo modo que con la opción anterior, el objetivo es facilitar las notificaciones para evitar que un lead quede sin respuesta.
  • Activar campos obligatorios: puedes elegir entre gran cantidad de datos cuáles son aquellos que más te interesa conseguir.

Orígenes

Aquí puedes utilizar los determinados o añadir tus orígenes en función de tu estrategia de captación de leads. Puedes asignarles un nombre y un color determinados para verlos de manera más intuitiva en tu panel de leads.

Estados

Te permite configurar el punto en el que se encuentre la relación: contactado, negociando, finalizado, nuevo, potencial, visitado… Puedes añadir los estados que consideres.

Plantillas de correo

En este apartado puedes crear plantillas de correo específicas para tus envíos a leads, de forma que tengas respuestas rápidas y ya generadas cada vez que se presente una oportunidad.

Puedes incluir información sobre tu empresa, los servicios, o adaptarla a la acción a través de la cual has conseguido los leads. También puedes generar tantas plantillas como quieras, ¡aprovecha y sácales el máximo provecho!

Help Wiwink

Si a lo largo del proceso de configuración de tu panel de leads te surge alguna duda, puedes acceder a nuestra sección de Soporte para encontrar más contenido al respecto.

¡Ampliar información!

Crea tu instalación desde cero

El CRM de ventas y software de gestión definitivo para empresas de instalación, ese es Wiwink. El aliado perfecto para tu negocio, que te permite llevar un control absoluto de tus instalaciones, su estado, su desarrollo, personas a cargo, materiales necesarios y facturas vinculadas, entre otros.

Software para gestionar procesos de instalaciones

Incluido dentro del producto de Business Tools, como un módulo que puedes añadir a tu software de gestión, te ofrece numerosas funcionalidades: calendario, gestión de técnicos y maquinaria, creación de presupuestos y albaranes, gestión de clientes…

Incluye:

  • Gestor de instaladores
  • Gestión de instalaciones
  • Acceso público para instaladores
  • Posibilidad de guardar boletín, números de serie, indicaciones complementarias, observaciones internas, descuadre de material
  • Firma digital de confirmación de instalación realizada

Controla todas tus instalaciones con Wiwink

Cuando tienes una empresa de instalaciones, sean del tipo que sea, lo sabes bien: ¡necesitas tenerlo todo bajo control! Si no, corres el riesgo de que los procesos se resientan, haya errores, se pierda información, no se lleve un historial del proceso de instalación o se pierda tiempo valioso.

Uno de los factores más distintivos de nuestro software de instaladores es el dashboard de control, que permite a tus equipos crear instalaciones, vincularlas con citas, tareas, incidencias, añadir archivos al gestor documental y tenerlos siempre a mano, llevar un control de actividad, adjuntar y enviar facturas, pedir documentación firmada mediante la eFirma.

Este dashboard de control, como en cualquier CRM, incluye muchísima información que desgranaremos juntos más adelante. Sin embargo, queremos que entiendas en detalle cómo puedes crear una instalación desde cero dentro de tu software para instaladores.

¿Cómo crear instalaciones desde cero?

  1. Accede a tu panel de empresa de Wiwink
  2. Dentro de Business Tools, debes dirigirte a Instalaciones
  3. Tendrás dos opciones: Instalaciones e Instaladores
    1. Instalaciones es el panel donde podrás tener una vista genérica de todos los procesos de tu negocio, con usuarios y técnicos asignados, estado actual, tipo de instalación, ver, crear y asignar checklists, etc.
    1. Instaladores, donde verás un listado de tus empleados.
  4. En la opción de Instalaciones, verás el panel general al que nos hemos referido anteriormente.
  5. En la parte de la derecha, aparecen unos círculos con diferentes acciones. En color morado y con un símbolo + encontrarás la opción de Crear Instalación.
  6. Si haces clic sobre ella, se te abre una ventana emergente donde puedes introducir información sobre la instalación.

Datos a incluir en tu instalación

  • Instalación en función de:
    • Oportunidad
    • Cliente
    • Factura
  • Fecha y hora de duración
  • Tipo de instalación
  • Descripción de la misma
  • Persona que ha hecho la visita
  • Instalador
  • Número de cargadores
  • Opción de enviar correo a los técnicos asignados
  • Checklist
  • Inmueble
  • Extras
  • Opción de envío de SMS de notificación al cliente
  • Y muchos otros que puedes configurar

Edita las instalaciones creadas fácilmente

Una vez te encuentres en el panel de Instalaciones, con hacer clic en el nombre de la instalación, se te abrirá una ventana donde tendrás acceso a toda la información relevante sobre la misma.

Para llevar un buen control de la misma, verás la fecha de última modificación, y otros datos importantes como quién hizo la visita, el importe de la instalación, la fecha y hora de realización, etc.

Además, podrás incluir una descripción de la misma, teniendo la opción de incluir documentos al gestor documental (imágenes en este caso). También puedes añadir Observaciones internas, a las que solo los usuarios de tu organización tendrán acceso (no serán visibles para los clientes). Podrás ver los servicios incluidos en la instalación, los instaladores y sus datos, y los checklists.

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Si quieres sacarle el máximo partido a tu software de gestión pero te surgen dudas, ¡escríbenos! También puedes consultar nuestra sección de Soporte para encontrar más información.

¡Llévame allí!

Otros artículos relacionados:

¿Cómo puedo personalizar el logotipo en mis facturas?

Seguimos indagando en las opciones de personalización que te brinda el software de gestión de Wiwink, y esta vez hablamos de facturación.

Algo tan esencial para tu negocio no podía ser aburrido y sin carácter, por eso adaptamos las funcionalidades de tu CRM para que pudieses incluir cuanta más información e imagen corporativa de tu empresa, mejor.

En ese sentido, contar con el logo en las facturas, de modo que siempre esté tu marca representada, se volvía esencial para nosotros. Así, los clientes sabrán identificar tus facturas perfectamente, verán una y otra vez tu marca y podrás generar retención más fácilmente.

¿Cómo personalizar el logotipo?

Como en la mayoría de las ocasiones en las que quieres personalizar alguno de las datos de tu empresa, debes seguir los siguientes pasos:

  1. Vete a Preferencias (para ello, debes hacer clic sobre tu imagen en el círculo que aparece en la esquina superior derecha de tu panel de empresa).
  2. En el menú, dentro de Software de Ventas, debes ir hasta Datos de Empresa.
  3. Una vez ahí, si aun no lo tienes configurado, junto a los datos corporativos de la empresa, verás la opción de añadir o cambiar el logotipo.
  4. Recuerda elegir el logotipo en el formato adecuado, en su última versión (no quieres tener un logo desactualizado en tus facturas), y con las medidas correctas. Comprueba que no aparezca cortado ni pixelado.
  5. Una vez hayas configurado tu logotipo, este aparecerá automáticamente en tus facturas, elijas el diseño que elijas.

Escoge tu diseño favorito para enviar tus facturas

Como cada empresa es un mundo, no queríamos dar solo una opción en cuanto al diseño de las facturas, por eso puedes elegir entre seis posibilidades diferentes.

Para escoger tu preferido, debes seguir los siguientes pasos:

  1. Al igual que anteriormente, debes acceder a las Preferencias.
  2. Una vez en ellas, dentro de la opción de Software de Ventas, vete a Facturación.
  3. Te aparecen ahora diferentes opciones para la configuración de tus facturas. Vamos a ir a Diseños, y verás que tienes seis plantillas ya configuradas que muestran los datos esenciales de tu empresa y de una factura al uso.
  4. Elige tu favorita haciendo clic sobre ella, configura otros apartados (Texto adicional o Texto al pie de página) si lo deseas, y haz clic sobre el botón azul de Guardar diseño.
  5. Hecho esto, todas tus facturas seguirán ese diseño y como ves, en todas las plantillas aparecerá tu logo.

¿Cómo se verá mi factura finalmente?

Para que te hagas una idea de cómo se verá tu factura una vez hayas configurado tus detalles y preferencias, como en este caso has hecho con el logotipo, te dejamos un ejemplo de una factura ya generada, con sus datos incluidos.

Si tú también quieres enviar facturas bonitas, profesionales, con un diseño cuidado y que sean 100% corporativas y reflejen tu marca al máximo, sigue los pasos indicados, configúralas de la mejor manera posible y a tu gusto, y el software de gestión de Wiwink te permitirá la automatización para que se envíen siempre con esas características.

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Si te han surgido dudas durante el proceso, quieres conocer otras funcionalidades de tu software de gestión o deseas saber más sobre el producto, no dudes en acudir a nuestra sección de Soporte.

¡Te ayudamos!

Si quieres saber más sobre cómo configurar tu logotipo o sobre las posibilidades del área de facturación, te recomendamos leer estos artículos:

Otras funcionalidades de tu panel de clientes

El panel de clientes de nuestro CRM de ventas es inmenso, ofreciéndote innumerables opciones para su manejo, organización y gestión. Conocer su funcionamiento es muy sencillo, tan solo debes ir descubriendo las diferentes posibilidades que brinda para tenerlo todo controlado. ¡Y nosotros queremos ayudarte!

Como ya te explicamos cuando te presentamos el panel de clientes, puedes llevar a cabo cualquier acción en cuanto a la relación con tus clientes: añadir información, hacer envíos personalizados, automatizar la creación y envío de facturas y otros documentos importantes, marcar el estado en el que se encuentra la relación comercial, asignar usuarios y tareas a cada cliente, añadir comentarios a nivel interno, fijar eventos, citas o videollamadas importantes, ¡y muchas cosas más!

Puedes conocer tu panel de clientes y exportar e importar datos de los mismos a tu panel. ¡Pero ahondemos ahora en algunas funcionalidades extra que no hemos visto anteriormente!

Filtrar clientes por fecha

Algo tan sencillo como organizar a tus clientes por fecha de llegada puede ayudarte en las estrategias de fidelización de tu marca, creando envíos automáticos cuando un cliente cumple 5 años contigo, por ejemplo.

También permite organizar, a nivel interno, el ejercicio de un año, o realizar un seguimiento del rendimiento de tus usuarios (empleados) para reforzar acciones, dar feedback o felicitar por el trabajo realizado.

La información y los datos son poder, y en este caso, poder filtrar por fecha da mucha más información de la que nunca imaginaste.

Seleccionar cliente y realizar acciones únicamente para él

Aunque el listado de tus clientes es amplísimo,  puedes seleccionar una sola línea de información en tu panel para llevar a cabo acciones, única y exclusivamente, para ese cliente. Para ello, solo tendrás que hacer clic en el cuadro de verificación, como en esta imagen.

En la esquina inferior derecha, tienes un icono con tres líneas, justo al lado de las huellas. Si haces clic sobre él, se te despliega un menú ascendente, que muestra ocho opciones diferentes. Cada una de ellas supone una acción que puedes llevar a cabo, y estas son editables desde las Preferencias del panel de clientes de tu usuario:

  • Enviar encuesta
  • Enviar email
  • Crear tarea
  • Añadir etiquetas
  • Edición múltiple
  • Eliminar cliente
  • Editar cliente
  • Crear cliente

Todas ellas te permiten realizar acciones de manera rápida y sencilla para un cliente individual o para varios en conjunto (para lo que tendrás que seleccionar todos los deseados).

Recuerda que puedes filtrar a tus clientes no solo con base en la fecha, sino también en otras muchas características, como el origen, el estado, etiquetas específicas que hayas utilizado, el sector, o el usuario asignado.

Añadir y leer anotaciones sobre un cliente

Para la correcta organización interna de tu empresa, y que los departamentos estén interconectados, es importante contar con un software de gestión con CRM de ventas que te aporte funcionalidades útiles en el día a día.

El de Wiwink, te ofrece la posibilidad de añadir comentarios de cliente, que pueden ser hechas por ti o por otros usuarios de tu empresa. Por ejemplo, si tu departamento comercial tiene un primer equipo encargado de organizar a los clientes en función de su sector, pueden incluir comentarios antes de asignárselo a un usuario del departamento indicado.

En el panel de cliente, bajo el nombre, verás dos posibles iconos:

  • Bocadillo: Son estos comentarios que puedes añadir. Muy útiles para hacer alguna indicación sobre el cliente a otros usuarios. Del mismo modo, se pueden añadir detalles de alguna llamada o reunión, para que estén accesibles para todos los usuarios en un vistazo.
  • Campana: Este icono hace referencia a las tareas a realizar para el cliente. Puede añadirlas la persona que ha creado la ficha de cliente, la que está asignada o algún otro usuario que gestione el panel de clientes.

Esperamos que estas acciones que puedes realizar desde tu panel de clientes te faciliten el día a día, y no dudes que seguiremos explicándote detenidamente todas las funcionalidades y configuraciones que puedes hacer desde tu panel de clientes y desde los diferentes productos del software de gestión de Wiwink.

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Si deseas saber más sobre el panel de clientes de tu CRM, te recomendamos leer estos artículos:

¿Cómo crear facturas en tu panel de empresa?

Nuestro software de gestión + CRM te permite realizar mil y una tareas, aunque estamos seguros de que eso ya lo sabes. Imaginamos que has llegado aquí porque es la primera vez que te sientas frente al ordenador, con tu CRM de Wiwink, para enviar una factura a un cliente.

¡No worries! Es normal que, entre tantas funciones existentes, necesites una pequeña guía sobre la opción de facturación. En este post, vamos a desgranarla para que no se te escape nada.

Facturación en tu software de gestión

Wiwink es un software de gestión que incluye 4 productos en uno, ofreciéndote todo lo que tu negocio necesita para su automatización y gestión. Uno de esos 4 productos es Business Tools.

Una vez accedes a tu panel de empresa, en la columna de la parte izquierda, tienes los diferentes productos contratados: Marketing Control, Business Tools, Fidelización y Firma Digital. Dispongas de uno de ellos, o de los cuatro, podrás encontrar la Facturación en el módulo de Business Tools.

Al desplegarlo, deberás ir hacia abajo, hasta encontrarte con Financiero. Aquí encontrarás, básicamente, todo lo relacionado con gastos, pagos, abonos, etc.

La primera opción que aparece es la de Facturación, donde debes hacer clic para acceder al panel específico para este fin. Como en muchas otras funcionalidades de Wiwink, verás en este caso un listado de facturas creadas, con sus datos correspondientes.

Cómo crear una factura desde tu CRM

Desde este panel,  tienes la opción de Crear una factura directamente. Tan solo debes buscar el icono morado con el símbolo + para que se te abra una ventana emergente donde empezar a añadir la información de facturación.

Estos son los datos que puedes añadir en una factura:

  • Cliente
  • Serie de facturación
  • Emisión y vencimiento
  • Referencia
  • Servicios
  • Cantidad, precio unidad y subtotal
  • Cuantía económica desglosada: subtotal, base imponible, impuestos y total.

También puedes ver otros detalles:

  • Tipo: factura o proforma
  • Estado: abonada, enviada, generada, impagada, pagada, remesado, sin estado, Stripe.
  • Método de pago: SEPA, Transferencia, Tarjeta, Contrarrembolso, 50% inicio y 50% final…
  • Pago fraccionado: : 25%, 50%, 75% o 100%
  • Periodicidad: semanal, mensual, trimestral, semestral, anual…
  • Impuestos
  • Descuentos

Ten en cuenta que todos estos datos son configurables, pudiendo variarlas en cada factura. En caso de querer incluir alguna característica concreta, puedes hacerlo desde Preferencias > Software de Ventas > Facturación > Configuración.

Serás redirigido directamente a esta configuración si haces clic en el + junto a las opciones de Tipo, Pago, etc.

Cómo enviar una factura a un cliente desde el CRM

Easy, peasy!

Para enviar una factura a un cliente, solo tienes que dar uno o dos pasos:

  1. Puedes escribir el nombre del cliente, para el cual se desplegará un menú con su nombre. Selecciónalo ¡y listo!
  2. Puedes crear un nuevo cliente en ese mismo momento, haciendo clic sobre los tres puntos suspensivos y creando una nueva ficha de cliente.
  3. Envía facturas desde el panel de clientes: Si vas a la sección de clientes de tu CRM, seleccionando uno de ellos, entrarás en una overview del cliente, con todos sus datos, oportunidades, emails, notas, tareas y, por supuesto, facturas. Podrás ver el historial completo de facturas, ver su estado, y reenviarlas, en caso de que haya alguna pendiente.

Help Wiwink

La facturación es esencial en cualquier empresa. Cuídala, tenla organizada y facilita esta gestión a tus usuarios, de modo que cualquier factura esté siempre bajo control y no haya fallos que terminen en una pérdida económica para la empresa. Si tú o tus empleados necesitáis ayuda con su configuración, no dudes en visitar nuestra sección de Soporte.

¡Descúbrela!

En estos artículos, puedes aprender más sobre las facturas:

Extensiones de tu panel de clientes

¡Qué amplio es tu panel de clientes! Y qué importante conocerlo en detalle para sacarle el máximo partido. Pocos CRMs hay tan específicos y con tantas opciones de optimización como el de Wiwink, así que echa un vistazo a lo que te explicamos hoy, porque vamos a ir viendo las diferentes extensiones de tu panel de clientes o CRM de Wiwink, para que no se te escape nada.

Ya explicamos en qué consiste y cuál es su interface. Si te perdiste este artículo, te lo dejamos aquí:

Ahora, vamos a ir un paso más allá para descubrir esas opciones que, aunque quizá un poco escondidas a la vista, son clave para poder gestionar a tus clientes de manera más óptima a cada momento.

Filtros

Una de las extensiones y funcionalidades principales que, te lo aseguramos, te facilitará la vida, es la opción de filtrar tu listado de clientes. La plataforma te da la opción de hacerloen base a:

  • Orígenes: podrás ver los clientes que han llegado a ti a través de una acción comercial, un lead de un anuncio de Facebook, un pedido de Woocommerce, un portal de clientes, teléfono web, u otros.
  • Estados: ¿quieres ofrecerle una propuesta a un cliente que se ha dado de baja porque hay una tendencia exitosa en su sector? Puedes filtrar por Activo, Baja, Creado o Sin estado.
  • Etiquetas: organiza a tus clientes mediante etiquetas y encuentra rápidamente aquellos que te interesan en cada momento.
  • Sectores: este filtro te dará la opción de ver a los clientes según el sector profesional al que se dedican: automoción, energía, finanzas, internet, hostelería…
  • Fecha de creación: hacer un seguimiento por período temporal será muy fácil gracias a este filtro.
  • Usuarios: quién es la persona de tu equipo comercial encargada de la gestión y comunicación con cada cliente, en un solo vistazo.

Todos estos filtros pueden ser editados desde tus preferencias.

Exportación de datos

Si algo tiene de bueno contar con un CRM, es que todos los datos están almacenados en un mismo lugar. Ni agendas en papel, ni contactos en una u otra SIM, ni anotaciones en post-its… ¡Todo eso es cosa del pasado! Crear una ficha de cliente es muy sencillo, y una vez esté hecho, tus clientes aparecerán de un vistazo en tu panel de clientes.

Como sabes, la opción de filtro que hemos visto unas líneas más arriba facilita la búsqueda de clientes, pero ¿qué pasa cuando quieres extraer estos datos en un archivo? ¿O cuando quieres exportarlos a Google Contacts para tener todas tus herramientas sincronizadas?

El CRM de Wiwink te permite exportar todos tus contactos sin problema, bien descargando un archivo, bien enviándolos directamente a un correo electrónico de contacto.

¿Dónde y cómo hacerlo?

En la barra de herramientas de tu CRM, en la parte superior derecha, encontrarás los siguientes iconos. Uno de ellos es una flecha hacia abajo, y si haces clic sobre ella se te despliegan diferentes Opciones. Ahí tienes la posibilidad de Exportar.

Diferentes opciones disponibles como extensiones de tu panel de clientes

Previamente, tendrás que elegir los clientes que quieres exportar, para lo que la extensión de filtro te vendrá de perlas. Por ejemplo, si quieres exportar los clientes de 2022, puedes filtrar por fecha, seleccionarlos todos y elegir la opción de Exportar. También puedes ir clicando en las cajas de verificación del cliente que te interesa seleccionar.

Ahora podrás elegir entre descargar los datos en un documento Excel o enviar por correo electrónico.

La exportación de clientes es una de las extensiones de tu panel de clientes

Importación de datos

Si te inicias ahora con el CRM, aún no habías añadido clientes de manera automatizada y, en el pasado, tu forma de recoger datos de clientes ha sido la tradicional y manual, puedes importar estos datos de una sola vez. ¡Sin complicaciones!

Además, te facilitamos una plantilla con los datos que pueden ser añadidos para cada cliente en el CRM en caso de que tengas información ampliada sobre el cliente. Si tus contactos están en una agenda física, puedes descargártela, rellenar los datos e importarla.

Una vez esté listo tu documento Excel, solo tendrás que arrastrar el archivo a la caja de carga (como en la imagen siguiente) e importarlos.

Finalizado el proceso, todos esos clientes formarán parte de tu CRM y podrás beneficiarte de todas las opciones que éste te brinda para gestionar la relación con los mismos: enviar encuestas masivas, emails personalizados, generar tarifas de manera rápida, sencilla y personalizada, ¡y mucho, mucho más!

La importación de clientes es una de las extensiones de tu panel de clientes

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Conocer tu panel de clientes y sus extensiones te abrirá muchas puertas en cuanto a relaciones comerciales, ya que los procesos serán sencillas y ágiles, algo que se reflejará en el día a día de tu negocio. Si tú o tus empleados necesitáis ayuda con su configuración, no dudes en visitar nuestra sección de Soporte.

¡Te ayudamos!