Bienvenido al mundo de la firma digital. Has añadido a tu panel uno de los servicios más relevantes y necesarios de nuestro software de gestión. Ahora, el día a día de tu negocio dará un giro de 180º.
¿Qué es la firma digital?
Es uno de los cuatro productos principales incluidos en nuestro software de gestión para empresas. Te hemos hablado muchas veces de ella, por lo que queremos meternos en materia y explicarte detalladamente el panel.
De todas maneras, si quieres leer más información sobre la forma digital, te lo contamos todo en estos artículos del blog:
Así es tu panel de firmas electrónicas
Lo primero que verás al acceder a tu panel de firmas es un escritorio con diferentes gráficas que te aportarán datos sobre el estado general de tus firmas digitales enviadas.
Por un lado, puedes ver el Estados de firmas, cuyas opciones son Completado, Anulado y En progreso, con sus respectivos datos numéricos.
Por otro lado, verás Estados del proceso de firma, que se refiere a los envíos de correo, pudiendo diferenciar: Correo enviado, correo recibido, correo no entregado, correo abierto, documento abierto, documento firmado y firma anulada.
Debajo, verás un listado, con las Firmas pendientes, con algo más de información como el nombre del Cliente, el Destinatario, el Estado de la firma y las fechas de envío.
A la derecha, te aparecerán las últimas 10 firmas enviadas, con los mismos datos que el anterior bloque.
Tu listado de firmas, columna a columna
Si algo tiene esta herramienta, eso es información a un vistazo. En tu panel de firmas dispondrás de numerosas columnas que, por supuesto, puedes configurar a tu gusto, y que te permitirán tener la información organizada. Te mostramos la vista del panel general con sus columnas, para explicártelas una a una más abajo.
- Casilla de verificación: te permite seleccionar un envío concreto y realizar otras acciones sobre él.
- Tipo: indica qué tipo de firma (biométrica o simple) se ha enviado.
- Plantilla: documento base que utilizas para la creación del envío (puedes elegir tus plantillas al crear un envío para firma, eligiendo la opción de Plantilla en vez de la de Documento).
- Origen: indica si el documento enviado para firma tiene que ver con clientes, oportunidades, instalaciones, facturas, albaranes o matrículas.
- Cliente: nombre de la persona/cliente a la que se le ha enviado el documento.
- Firmantes: número de personas que deben firmar y si han sido completados.
- Estado: Información sobre el estado de la firma (en progreso, completada o anulada) y la fecha en la que se ha firmado, abierto o anulado.
- PDF: archivo o archivos adjuntos.
- Usuario: la persona encargada de ese envío.
Esta vista también permite filtrar la información en base a los datos disponibles, pudiendo elegir el origen, el tipo de firma realizado, la forma de envío y la fecha de realización.
De esta manera, hacer balances no es nada complicado, pudiendo también repasar cuáles son las firmas digitales pendientes del último mes, si algo se ha quedado en el tintero en el último ejercicio, o ponerte al día, por ejemplo, a la vuelta de tus vacaciones.
Como en el resto de apartados de tu software de gestión con CRM, puedes seleccionar la vista de columnas, marcando aquellas que quieres que se muestren en tu panel de firma digital de un primer vistazo y las que no. El objetivo es que sea un panel de firmas que se adapte a cada empresa, a sus trabajadores y a sus necesidades más prioritarias.
Reenviar firma digital
Con esta vista general del estado de los envíos para firma digital, tendrás la posibilidad de llevar un control exhaustivo sobre los documentos enviados y recibidos, los pendientes de firma, los avisos que debes enviar, recordatorios, agradecimientos, etc.
Pero, además de ver estos datos a modo de overview, puedes hacer más.
Desde el propio dashboard de Firma Digital, en el listado de Firmas pendientes, puedes reenviar un documento fácilmente. En Wiwink sabemos lo importante que es hacer las cosas bien, por eso nos preocupamos de que no te olvides de nada.
Una de las funcionalidades que encontrarás en el panel, será la de seleccionar a un cliente, con su consecuente firma pendiente, y al hacer clic, aparecerá la opción de Reenviar, en el círculo morado con el sobre blanco.
Otra ventaja es que puedes generar un informe de firmas, aunque este apartado lo ampliaremos en otro artículo más adelante.
Help Wiwink
Si quieres conocer al cien por cien el panel de firma digital de tu software de gestión y saber cómo sacarle el máximo partido a esta y otras de las herramientas disponibles, en nuestra sección de Soporte podrás ampliar información.
