¿Qué es un gestor documental y qué ventajas tiene?

¡Qué importante es mantener una buena organización en una empresa! Sobre todo, cuando se gestiona una gran cantidad de contratos, facturas, informes y otros documentos importantes. En Wiwink, éramos conscientes de la necesidad de contar con una herramienta que permitiese tenerlo todo al alcance de la mano, con un control absoluto sobre dónde están los documentos, y cómo acceder a ellos fácilmente, por eso creamos el gestor documental, una herramienta que permite almacenar documentos de empresa en un solo lugar y acceder a ellos en cuestión de clics.

Apariencia del gestor documental y dónde encontrarlo

Esta herramienta forma parte de tu software de gestión de Wiwink. En el apartado de Business Tools, en la barra de herramientas en la columna izquierda, encontrarás un apartado llamado Herramientas. En él, verás tres opciones: Webmail, Documentos, Papelera.

Si haces clic en Documentos, se te abrirá el Gestor Documental. Cada usuario de tu organización contará con su propia ventana. En este ejemplo que os enseñamos, el usuario Ana Sanz dispone de su propio espacio. Al abrirlo, se puede ver los documentos subidos por ella, organizados de la mejor manera posible.

¿Cómo utilizarlo?

El gestor documental se utiliza como un repositorio donde almacenar y gestionar los documentos importantes, de forma que nada se extravíe ni sea difícil localizarlo. La forma de utilizarlo es muy sencilla, puesto que es una herramienta intuitiva que permite únicamente un par de acciones posibles.

Añade documentos a tu gestor documental

El paso más sencillo y necesario de la herramienta: cargar un documento. Una vez te encuentres dentro del gestor documental, en la parte derecha de la pantalla encontrarás la opción de Subir ficheros y Nuevo directorio. Si quieres subir un documento individual, la opción de Subir ficheros es perfecta para ti.

Si, por ejemplo, quieres crear una carpeta por año, al seleccionar Nuevo directorio, podrás crear una nueva carpeta que automáticamente, aparecerá en el listado de carpetas/documentos.

¿Qué formatos acepta?

Básicamente, todos. Puedes subir a tu gestor documental imágenes, documentos en diferentes archivos (pdf, doc, excel, CSV, XSXL, etc.). También es posible añadir imágenes en diferentes formatos y vídeos.

¿Qué más opciones brinda?

Otra gran utilidad del gestor documental, más allá de permitir la organización y gestión de documentos empresariales, es poder realizar acciones diferentes directamente desde este apartado.

Por ejemplo, al seleccionar un documento y hacer clic sobre los tres puntitos de la derecha, verás que te aparecen diferentes opciones: Descargar, Compartir, Eliminar o Enviar para firma. Desgranemos estas cuatro posibilidades:

  • Descargar: te permite guardar rápida y fácilmente el documento en tu ordenador.
  • Compartir: podrás enviar el documento por correo electrónico al destinatario deseado, bien mediante un adjunto o en formato de enlace (que será válido durante 7 días). Puedes seleccionar el destinatario, esta opción de adjunto y personalizar el envío con una caja de texto que supondrá el cuerpo del correo.
  • Eliminar: manda en un segundo el documento a la papelera y elimínalo de tu gestor.
  • Enviar para firma: esta opción solo está disponible para documentos en formato .pdf, los cuales puedes enviar directamente para que sea firmado con la herramienta de la firma digital.

Ventajas del gestor documental

  • Control sobre documentos importantes
  • Orden y clasificación adecuada
  • Margen de error limitado, al evitar pérdidas, desorden, confusiones…
  • Rapidez, al tener los documentos disponibles en un clic
  • Accesibilidad, permitiendo su uso a todos los miembros del equipo

Help Wiwink

Para entender tu gestor documental y saber cómo utilizarlo, puedes encontrar más información en nuestra sección de Soporte.