Firma digital de documentos, ¿cómo funciona?

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Hoy en día la firma digital es una de las herramientas que se ha convertido en imprescindible para muchísimas empresas y profesionales. Da igual lo grande que sean, la cantidad de empleados que tengan o el sector al que se dediquen. Poder validar documentos desde cualquier dispositivo con acceso a Internet, en cualquier día y momento y sin necesidad de trasladarte físicamente a ningún sitio es una gran ventaja.

Si te estás planteando empezar a utilizar la firma digital o, por el contrario, no se te había pasado por la cabeza, sigue leyendo. Vamos a ver lo fácil que es trabajar con ella e integrarla en el CRM de Wiwink.

Qué es la firma digital

Se trata de una firma que se genera mediante medios electrónicos, lo que agiliza los trámites, pero tiene la misma validez legal que una firma analógica. Además, en el caso de la que puedes incluir el CRM de Wiwink se puede usar sin necesidad de solicitar el certificado digital, que conlleva mucho tiempo y trámites.

Cómo enviar el documento

Es tan sencillo como entrar en el módulo “Firma digital” de tu CRM, desde donde podrás gestionar todo lo relativo a la misma, desde enviar los documentos a firmar por otros hasta saber en qué fase se encuentran tras tu rúbrica.

Tipos de firma

Es tan sencillo como subir el documento a validar (en formato PDF) a tu CRM. En la parte superior derecha de la pantalla pincha “Más” y carga la documentación. El propio sistema te dará dos opciones de firma: simple (se rubrica con un clic o PIN que se genera automáticamente) o biométrica (se valida con un trazo),el número de firmantes y cómo quieres enviarla, por mail o sms.

Una vez lo hayas seleccionado se te mostrará la comunicación tipo a enviar. Puedes personalizarla e incluir el mail o número de teléfono al que se enviará. Puedes añadir tantos destinatarios como desees.

Una firma con varios implicados

Todos ellos van a recibir el documento y podrán rubricarlo en apenas unos minutos. Han de pinchar el enlace que les llegará y lo firmarán rápida y fácilmente. Cuando lo hayan hecho todos recibirán la versión definitiva del documento, ya validado por todos. Además, desde el dashboard de tu CRM puedes hacer un seguimiento de todas las firmas, ver si se han completado, en qué fase se encuentran… Todo queda almacenado, pudiendo acceder a esa información en cualquier momento.

Usar la firma digital es una manera fácil, intuitiva y rápida de validar toda clase de documentación, incluso la que ha de presentarse ante las administraciones públicas. Además, no es necesario que los receptores de la documentación tengan instalado ningún programa o posean conocimientos técnicos. Para ellos también es de lo más sencillo y cómodo, ahorrando todos tiempo y dinero en desplazamientos. En el momento que la pruebes, no vas a volver a usar la firma analógica.