La firma digital es, sin duda alguna, una de las herramientas más útiles e indispensables para las empresas. ¿Por qué? Porque facilita cualquier gestión que requiera de una firma, acortando el tiempo que se tarda en enviar y recibir un documento firmado, facilitando los medios y procesos (todo se hace de manera online), garantizando la seguridad de los datos (los documentos llevan una garantía de seguridad gracias al cifrado de seguridad y al cumplimiento del reglamento eIDAS de la Unión Europea) y la comodidad de ambas partes.
Algo que puedes hacer por parte de tu empresa desde tu software de gestión es implementar unas respuestas automáticas en la firma digital que se generen cuando envías un documento para firma electrónica, o una vez lo recibes firmado. Así consigues que el usuario sea partícipe de todo el proceso y que, además, esté siempre informado. ¡Descubramos esta opción!
¿Qué son las respuestas automáticas?
Las respuestas automáticas son esos mensajes previamente configurados para que, cuando un usuario realice una acción, se envíen de manera automática. Pueden utilizarse en infinidad de acciones o momentos, aunque en este caso vemos su uso en la solución de firma digital de Wiwink.
¿Cuáles son sus beneficios?
Sin lugar a duda, contar con respuestas automáticas facilita mucho la gestión de tus documentos. Gracias a ellas, tanto tú como tus usuarios se ven involucrados en el proceso y tienen información continua sobre el estado de sus acciones.
En este sentido, ofrece:
- Información actualizada y veraz
- Comunicación fluida
- Garantía de que el documento ha llegado a buen puerto
- Seguridad y confianza
- Copia del documento firmado al momento
¿Qué opciones puedes añadir en tu software de gestión?
Existen tres opciones diferentes: para firmar, documento firmado y presupuesto firmado.
Para firmar hace referencia al correo enviado al usuario con el documento pendiente de firma. Posibles opciones:
- Tienes un nuevo documento pendiente de firma.
- […] te ha mandado un nuevo documento que está pendiente de firma.
- No olvides añadir tu firma al documento con nombre […] que la empresa […] te acaba de enviar.
Documento firmado se refiere al correo recibido por el usuario cuando ha finalizado el proceso de firma y ha sido devuelto a su remitente, y en el caso de Presupuesto firmado, es esto mismo aunque se refiere a la firma de presupuestos exclusivamente. Algunas posibilidades:
- […] ha recibido tu documento firmado.
- […] ya tiene tu firma.
- Tu documento firmado ha sido recibido, abierto y leído.
- Se ha firmado el presupuesto.
¿Cómo implementar las respuestas automáticas en tu software de gestión?
Para contar con respuestas automáticas en tu software de gestión, debes acceder a las preferencias de tu panel de empresa.
Para ello, debes hacer clic sobre el círculo con tu imagen de la esquina superior derecha. Se desplegará un menú y debes ir a Preferencias.
Desde allí, en el menú, desplázate hasta Firma Digital y accede a la configuración General.
Encontrarás una vista general de la configuración de las respuestas automáticas. En ella, podrás elegir diferentes opciones, como que se reenvíen firmas no completadas, que se envíe notificación de documentos firmados, o que tu empresa reciba notificación de documentos no entregados, algo importantísimo para que ningún documento se quede pendiente o se pierda por el camino.
Plantillas por defecto y personalización
El software de gestión incluye determinadas respuestas automáticas por defecto, que dan información escueta sobre el proceso de firma.
Por supuesto, tienes la opción de incluir tus respuestas automáticas personalizadas, de manera que vayan en línea con la imagen corporativa o el tono de la marca, incluyan otra información relevante, dé información sobre el proceso, y mucho más.
Las opciones son amplísimas y tú decides, en función de tus objetivos, qué mensaje enviar a tus clientes. Para poder crear una nueva plantilla, editándola a tu gusto, tan solo tienes que hacer clic sobre el símbolo morado de +.
Una vez tengas más de una plantilla, podrás elegir la más adecuada en esta misma sección de Preferencias.
Ahora que ya conoces las ventajas y la utilidad de contar con respuestas automáticas en los envíos de firma digital, es el momento de adaptar la funcionalidad a tu empresa y marca, y ponerlo en funcionamiento. Te aseguramos que tanto tus usuarios o clientes, como tú, veréis un efecto positivo en cuanto a comunicación e información. ¿Quieres contar con un software de gestión que incluya firma digital? ¡Pruébalo gratis!
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