Cómo firmar presupuestos con firma digital

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Una de las grandes ventajas de contar con el CRM gratis de Wiwink es la posibilidad de tener todo lo que necesitas en un único lugar, que además es accesible desde cualquier sitio en que te encuentres y momento del día. Toda la documentación que necesitas para el día a día de tu empresa está a tu alcance desde tu dashboard y no se hace necesario recurrir a documentos impresos ni a buscarlos entre las carpetas del ordenador. Esto es especialmente importante en el caso de gestionar la facturación de clientes, dado que toda ella está dentro de tu CRM.

Todo a mano desde tu dashboard

La gestión de presupuestos, facturas y contratos puede resultar de lo más tediosa. Pero no ocurre así cuando se tiene todo ello incluido en el dashboard de tu CRM. Y muestra de ello es que puedes crear un presupuesto, firmarlo digitalmente y enviarlo a tu cliente en apenas un par de minutos.

En el módulo de ventas es donde encontrarás toda la información relacionada con facturación de clientes. Ahí se encuentras todos los datos relativos a cada uno de ellos, incluyendo los necesarios para contactar, las oportunidades enviadas, contratos, comunicaciones, facturas… Para enviar un presupuesto hay que acudir a la sección Oportunidades y generar una nueva (botón con el símbolo del “Más”, en la esquina derecha).

Cómo crear una oportunidad

Se abrirá una pantalla con el título “Crear oportunidad”, donde lo primero será seleccionar el cliente al que se enviará. Puede ser uno ya existente, con lo que simplemente habrás de buscarlo introduciendo las primeras letras de su nombre, o puedes crear uno nuevo. Habrás de rellenar los diferentes campos relativos al objeto del presupuesto, así como al modo de pago y quién lo gestionará. También puedes añadir documentos adjuntos, si fuera necesario, así como los impuestos, eligiendo entre diversas opciones. Una vez finalizado, bastará “crear”’ el documento.

Firmar digitalmente el presupuesto creado

De vuelta al dashboard, únicamente tendrás que seleccionar la oportunidad que acabas de crear y al enviarla elige hacerlo con firma digital. Se te abrirá una ventana en que te pregunta el tipo de firma que quieres: simple, biométrica o cualificada, el número de firmantes y cómo quieres enviarla, por mail o sms. Se creará una comunicación tipo, que puedes personalizar antes de añadir el mail o número de teléfono al que lo enviarás. También hay opciones avanzadas que puedes seleccionar, como que haya otras personas que hagan seguimiento del proceso de firma, adjuntar otros documentos o verificar por sms.

Seguimiento de la oportunidad enviada

Posteriormente, podrás hacer un seguimiento del estado en que se encuentra el envío del documento, desde el propio dashboard de tu CRM de Wiwink. También desde la ficha del cliente por lo que, si pasado un tiempo quieres mandarle el mismo presupuesto bastará con ir al que ya habías creado y duplicarlo para volver a enviárselo con los datos actualizados y siguiendo el mismo procedimiento. En este caso, habrás de pinchar en “Duplicar oportunidad” en la columna que se abre a la derecha.

Como ves, resulta de lo más intuitivo crear oportunidades desde el dashboard de tu CRM y enviarlas con firma digital. Y todo de una manera mucho más rápida, ágil y segura que como lo venías haciendo hasta ahora.