Cómo enviar un documento a firmar con firma digital

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No cabe duda que en el día a día de una empresa hay multitud de trámites a realizar que pueden provocar que tu trabajo se retrase durante días, incluso semanas. Son esas cuestiones relacionadas con el papeleo que, aunque tediosas, son imprescindibles para el normal funcionamiento de cualquier negocio.  Agilizarlas es posible echando mano de la multitud de herramientas con las que contamos hoy en día y está claro que una de las más importantes es la firma digital.


Firma digital y CRM vinculado

En multitud de ocasiones te hemos hablado de lo útil que te resultará para agilizar procesos y en el post de hoy queremos no solo contártelo, sino mostrártelo de una forma práctica. Vamos a ver cómo enviar un documento que ha de ser rubricado por una o varias personas mediante firma digital a través del CRM gratuito de Wiwink. Tener vinculadas ambas herramientas te permitirá agilizar aun más este tipo de operaciones y, además, tenerlo todo organizado y en un solo espacio, al que podrás tener acceso en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Para enviar el documento a firmar lo primero que has de hacer es subirlo a tu CRM. Para ello, hay que ir al dashboard del módulo Firma digital y pinchar en la sección “Añadir documento”, tras lo que se abrirá un panel al que puedes subir o arrastrar el documento en cuestión. El único requisito es que esté en formato PDF.

Firma simple o biométrica

Una vez se ha cargado se abre una nueva ventana en que has de elegir el tipo de firma requerida: simple o biométrica, el número de firmantes y cómo quieres enviarla, por mail o sms. Toca confeccionar la comunicación que quieres se reciba junto al documento a firmar. Puedes personalizarla o puedes utilizar una plantilla, lo que te agilizará aún más este tipo de envíos en el futuro.

Existen otra serie de opciones avanzadas que puedes elegir, como que haya otras personas que hagan seguimiento del proceso de firma, adjuntar más documentos o verificar por sms la recepción por parte de los firmantes. Esto es algo que podrá hacer, igualmente, desde tu dashboard.

Seguimiento de la firma

Puedes hacer un seguimiento del estado en que se encuentra el envío del documento, de todos los que hayas enviado, así como ver quiénes lo han rubricado, quiénes no lo han hecho y cualquier circunstancia que haya podido darse en el proceso.

Cómo firmar

Por lo que se refiere a las personas que han de firmar el documento estas lo recibirán según el método que hayas seleccionado (mail o sms). Deberán abrirlo siguiendo el enlace y, en el caso de la firma digital simple habrán de hacer un clic para firmar. Si es biométrica se le solicita rubricar con un trazo sobre el documento y pinchar en “firmar”.

Tan sencillo como esto, sin necesidad de tener ningún permiso especial o aplicación instalada en su dispositivo. La firma digital se puede hacer sin ningún tipo de requerimiento, lo que agiliza y facilita mucho el proceso. Cuando todos los participantes han firmado el documento este vuelve a enviarse, con la versión definitiva, a todos ellos. Y así de fácil, en apenas unos minutos, puedes tener firmado un documento que, de otra manera, podrías tardar días en conseguir.